Secţiuni CFMS – Soft Parc Auto – Desktop

CFMS – Soft Parc Auto – Desktop

CFMS  este un software de management flota auto. Este dezvoltat conform cerinţelor specifice pieţei din Romania şi se adresează inclusiv parcurilor de maşini care intră sub incidenţa ordinului 14/1982. Aplicaţia gestionează cheltuielile generate de parcul de maşini, grupate pe socieţătile din cadrul grupului, departamente, centre de cost, locaţii. Avertizează expirarea reviziilor, contractelor, asigurărilor, rovinietelor. Conţine modulul de cereri, astfel incat cheltuielile să se poată efectua doar in baza aprobărilor date de fiecare department avizat in parte. Oferă o imagine clară, de ansamblu si in timp real asupra tuturor proceselor necesare derularii activitaţii de transport.

Secţiunea: Nomenclatoare

In acesată secţiune se regăsesc informaţiile de bază in meniuri distinte: maşini, furniz0ri, utilizatori. In definiţia unei maşini sunt conţinute toate datele din talon, proprietarul, beneficiarul, departamentul, centrul de cost, locaţia, marca/tip, categorie maşină, date achizţie şi inmatriculare, cod card benzină, istoricul utilizatorilor pe o maşină, cotă combustibil sau km, consum normat, remorcă, planuri de revizii si notificări speciale, cheie de rezervă, dosar electronic cu poze ale maşinii si documentelor acesteia. Fiecare schimbare a centrului de cost, a locaţiei, a beneficiarului sau a utilizatorului vor fi gestionate in fişa maşinii. Atat maşinile cat si utilizatorii pot avea liste de inventar detaliate. Utilizatorii sunt definţi cu detalii complete si au inclusiv dosar electronic pentru gestionarea documentelor scanate si modul separat de avertizări. In meniul furnizorilor se ţin atăt datele acestora precum si istoricul de neconformitaţi conform ISO.

screenshotscreenshotscreenshot

Secţiunea: Bugete şi cheltuieli

Bugetele de cheltuieli si execuţia bugetara joacă un rol determinant in managementul parcului auto.CFMS este capabil sa calculeze cu exactitate bugetul pentru anul următor pentru urmatoarele componente: CASCO, RCA, rovigneta, impozit pe maşini, revizii, anvelope, combustibil.Bugetul astfel calculat se poate exporta, prelucra si apoi reimporta  in aplicaţie.Cheltuielile se pot opera in aplicaţie manual sau pot fi importate din fişiere EXCEL (in special alimentările).Tipurile de cheltuieli se pot defini dupa necesitaţile utilizatorilor intr-o ierarhie infinită. In cazul reviziilor, a asigurărilor sau a oricarei cheltuieli se pot seta alarme/notificări predefinite in funcţie de kilometrii parcurşi, ore de funcţionare sau timp. Graţie modulului de cereri, orice cheltuială poate fi angajată in baza unei cereri aprobate după un traseu bine stabilit. In cazul accidentelor, documentele importante  (poze, dosar CASCO) pot fi salvate in dosarul electronic al fiecarei inregistrari.

Cu ajutorul acestei aplicaţii, din această secţiune se pot organiza si optimiza procese complexe si importante din cadrul departamentului de fleet management, in cazul in care facturarea de la furnizori se face lunar in baza devizelor aprobate in timpul lunii. Firmele de leasing operaţional pot gestiona mai uşor servicii de refacturare sau decontare a facturilor.

Secţiunea: Anvelope

Prin adoptarea legii cu privire la obligativitatea schimbării anvelopelor vara/iarnă s-a simţit imediat nevoia de gestionare in detaliu a proceselor nou aparute. Ca răspuns, a fost implementat modulul de anvelope care gestionează in detaliu fiecare aspect legat de anvelope. In orice moment, utilizatorii au o imagine detaliata şi exactă a anvelopelor montate pe maşini sau a anvelopelor stocate, gradul de uzură a acestora, intervenţiile survenite pe fiecare anvelopă si evident alertele specifice acestora.

screenshotscreenshotscreenshot

Secţiunea: Foi Parcurs

Această parte din programul de parc auto este dezvoltată in funcţie de industria in care activează clientul. Astfel, in timp, au fost dezvoltate modele de foi de parcus cu grade de complexitate in funcţie de cerinţele specifice industriei. In acest moment sunt acoperite următoarele industrii: ditribuţie, transport marfă, transport călători, lucrări edilitare sau şantiere. Foile de parcurs sunt concepute atăt pentru maşini căt şi pentru utilaje sau autovehicule speciale (de exemplu macarale).
Prin operarea foilor de parcurs este posibilă o evidenţă completă şi detaliată a resurselor umane si materiale alocate pe centre de cost/şantiere/clienţi/proiecte. O altă componentă foarte importantă este calcularea consumului normat si foaia de activitate zilnică. Cel mai simplu, consumul normat se caclulează in funcţie de consumul stabilit pe maşina si coeficentul de anotimp iar cel mai complex algoritm de calculare este bazat pe 7 coeficienţi: coeficient de drum, coeficient urban, coeficient de anotimp, coeficient de incărcatura, coeficient de remorcă, ore de climatizare si ore de instalaţii speciale.
La implementarea aplicaţiei se decide modul in care se vor introduce foile de parcurs. Operarea foilor de parcurs se poate face prin introducerea manuală de către un operator sau de către fiecare utilizator (şoferi) prin modulele special concepute. Doua din metodele implementate cu succes il reprezintă modulul webbased (pentru demo apasă aici) şi modulul  touchscreen. Alte metode de inregistrare a foilor de parcurs il reprezintă :  sicronizarea cu sistem de urmărire GPS – CFTS sau prin import din fişiere excel.

screenshotscreenshotscreenshot

Raportări

In acest moment in CFMS sunt peste 100 de rapoarte grupate astfel: masini, soferi, consum de combustibl, cheltuieli si manageriale. Toate raportele au modul de filtrare customizabil, se pot exporta in Excel sau PDF, se pot transfera usor in portalul web de rapoarte. Cateva rapoarte demonstrative on-line ale aplicatiei CFMS se pot vizualiza aici: RAPOARTE ON-LINE CFMS (user:demo; parola:demo). In general setul de rapoarte predefinit este suficient orcărui utilizator cu cerinţe medii. In cazul in care clientul are necesitaţi specifice si mandatorii acestea sunt identificate de obicei in procesul de prezentare/implementare. Fiecare raport personalizat va fi implementat punctual fiind apoi disponibil in modulul de rapoarte personalizate.